Mejora el orden y la clasificación de sus documentos.
Olvídese de las estanterías con archivadores y clasificadores. Organice los documentos cómodamente en carpetas dentro de su disco duro

Ahorra tiempo en su localización y consulta.
Se acabó el dar vueltas y vueltas por galerías repletas de estanterías buscando un determinado documento. A partir de ahora el sistema será el encargado de realizar las búsquedas y mostrarle cómodamente en su pantalla el documento deseado.

Alarga su tiempo de conservación.
Al no tener que manejar físicamente los papeles se evita su deterioro.

Disminuyen sus costes de gestión y de almacén.
La rapidez con la que se accede a los documentos informatizados y la disminución de sus necesidades de espacio físico redundan en una mejora de sus costes operativos.

Reduce el tiempo de acceso a la información.
Con la aplicación instalada se acabó el tener que desplazarse hasta el archivo y perder tiempo buscando documentos.

Posibilita el acceso en remoto a la documentación desde fuera de la empresa.
Cualquier usuario autorizado puede acceder telemáticamente al sistema sin necesidad de estar físicamente en las oficinas. Basta con que disponga de un equipo informático con conexión a internet y tenga la conexión remota a su oficina habilitada (por VPN o similar) para conectarse al sistema y consultar los documentos que necesite.

Agiliza los procesos de búsqueda, consulta y recuperación así como los de duplicación y distribución de documentos.
El sistema le permite realizar búsquedas de documentos empleando todo tipo de filtros que acoten los resultados. Puede buscar por tipo de documento, por cliente, por proveedor, por responsable del documento, por periodo de alta del documento, por fecha, por importe,... o por cualquier combinación de ellos.
Puede limitar los resultados a aquellos documentos que tenga con visto bueno (o sin él), o a aquellos que hayan sido revisados por el responsable pertinente (o estén pendientes de revisión),... etc.
Permite la impresión de documentos para su duplicación.
También permite definir la definición de flujos de trabajo en cuanto a revisiones y visto bueno de los documentos por parte de los responsables de los mismos.

Minimiza sus necesidades de espacio físico o almacenaje.
Ya no es necesario reservar grandes y costosos espacios físicos con el fin de almacenar documentos e información en formato papel.

Mejora la seguridad de su información restringiendo el acceso a la misma mediante el empleo de roles de usuario.
Decida quién puede acceder a una determinada información, cómo puede acceder a la misma y qué permisos le atribuye para realizar su explotación.

Lleva un control de registros, informatizando los datos sobre aprobaciones, revisiones, modificaciones,… etc. que van surgiendo en torno a los documentos.
El sistema permite crear flujos efectivos de trabajo en torno a los documentos que gestiona.

Posibilita la grabación de los documentos en sistemas con gran capacidad de almacenaje (CD, DVD, Discos Duros,…).
Si lo desea o necesita un usuario con permisos puede duplicar la información contenida en el sistema para su explotación offline.

Agrega al sistema de copias de seguridad los documentos digitalizados.
Con nuestra aplicación puede hacer copias de seguridad de toda aquella información en formato papel que sea susceptible de ser conservada en caso de necesidad o catastrofe.

Estructura Modular.
Su estructura modular garantiza totalmente su integración con el resto de módulos y aplicaciones que componen la plataforma de NIEGES .

Acceso de datos.
Facilita el acceso a datos y documentación que puede ser vital en los procesos de toma de decisiones.

Seguridad y LOPD.
En este apartado, destacar que:

• La aplicación tiene estructura cliente/servidor, por lo que los datos son guardados en el servidor de aplicaciones.
• Permite la definición de roles de usuarios.
• Funciona en red en sesiones multiusuario.
• En todo momento controla el acceso a los datos y documentación a través de procesos de identificación y validación de usuarios.

Multiempresa.
La aplicación permite la creación de múltiples empresas permitiendo de ese modo la gestión de la documentación relativa a cada una de las empresas dadas de alta.

Interfaz amigable y facilidad de uso.
Diseñado pensando en el usuario final de la aplicación.

Conexión con otras herramientas informáticas.
Editores de texto, hojas de cálculo, Visores de pdf, etc.